合唱団で演奏会を開きたい！何をすればいい？

こんにちは！愛知県名古屋市で活動している「愛知混声合唱団(通称：あいこん)」の団員のアッシュです！

今回は、合唱団が演奏会を開くときにどんなことをするのかを紹介します。

やっぱり合唱しているからには、人前で演奏する機会が欲しいですよね。

イベントにちょこちょこ出演するというのも手ですが、それだけだと扱える曲の数が少ないです。

単独で演奏会を開いて、いろんな曲を演奏したいという合唱団のために、演奏会を開くのには何が必要かを紹介していきます。

まずは場所取り！会場がないと演奏会はできない！

まずは演奏会の会場が必要です。

演奏会を開くにあたっていちばん最初に必要なのはこの仕事になります。

なぜなら、数百人規模のホールであれば、基本的に1年前から会場の予約が開始されるからです。

うかうかしていたらめぼしい会場がどこも埋まってしまいますよ。

平日開催であれば、数ヶ月前でも空いていることは多いですが、休日は会場の取り合いです。

同じ日に複数の団体が使用を希望した場合は抽選になります。

そのため、まず最初のミッションはこの抽選で会場を勝ち取ることからです。

見事、会場を勝ち取ると、仮予約の手続き。

会場代がどのタイミングでどれだけ必要かは会場によって様々なので、事前にリサーチしておきましょう。

無一文で予約してお金がない…とならないように笑

また、お客さんにチケット代を徴収する有料公演と徴収しない無料公演で施設利用料が異なることが多いので、そのあたりも団の特性に合わせてしっかり検討するといいですね。

ちなみに、本番のホールはもちろんのこと、本番とは別の日に本番を想定したホールでのリハーサルを行うことも多いので、その予約も必要です。

同じホールを取るのはなかなか難しいし金銭面の負担も大きいので、穴場を狙ってリハーサル用のホールを予約するといいでしょう。

重要！演奏会の出欠は早めに取ろう！

演奏会に何人乗るのか。

これは演奏会の運営においてとても重要です。

なぜなら、出演する人数によって各個人が負担する演奏会参加費が変わってくるからです。

多少の前後はあるにしても、やむを得ない場合を除いて演奏会のある日にわざわざ別の予定をねじ込む人はあまりいないので、早めに人数を把握して予算を立てられるようにしましょう！

予算を立てる

演奏会参加人数の目処がたったら、予算を立てます。

演奏会開催に必要なお金は様々。

施設、機材面では会場使用料のほか、オプションで利用する機材や練習室のピアノなどの代金もかかります。

客演伴奏者や客演指揮者を呼ぶ場合は、その謝礼金や演奏終了後にお渡しするお花代なども必要ですし、当日のお手伝いの方への謝礼も必要です。

また、演奏会のお知らせのチラシ、当日のパンフレット、有料公演の場合はチケットなど、紙で用意するものの印刷代も必要になります。

こういったお金を団費や団員からの演奏会参加費として賄います。

出演人数に応じて団員から徴収するお金を決定する大事な役割になります。

予算が確定したら団員から徴収します。

お金がないと運営に支障があるので、できるだけ早めに払ってもらいましょう。

後援申請

必ず必要なものではありませんが、合唱連盟に加盟している団であれば都道府県の合唱連盟に後援申請するのが一般的です。

また、併せて全日本合唱コンクールなどを主催する朝日新聞社にも後援申請することが多いです。

団によっては市町村や教育委員会などに後援申請するところもあります。

後援を受けることによって、その演奏会が社会的信用のあるイベントだと示すことができます。

また、公演行事として各ホームページなどに載せてもらえたり、公共施設にチラシが掲示されたりと、宣伝効果にもなりますね。

ホール打ち合わせ

いきなり当日押しかけてあれやこれや確認すると時間が押してしまうので、ステージの配置や必要機材などを事前に確認するために、事前にホール打ち合わせをするのが一般的です。

打ち合わせの際には舞台の図面などを事前に用意しておく必要があります。

書き方はインターネットで調べるといくつか出てくると思うので参考にしましょう。

そのほかにも提出の必要があるものはホール側から指示があると思うので、お忘れなく！

指揮者が同行する場合、細かい指示は指揮者に任せればいいですが、同行できない場合は事前に指揮者に要望や聞いてほしいことなどを確認しておきましょう。

リハーサル

ホールを使用して本番を想定したリハーサルを行いますが、このリハーサルの時間をどれだけ有意義なものにできるかも重要です。

ホール打ち合わせがリハーサルよりも前だった場合は、ホール打ち合わせで決定、変更したことをリハの場で確認できます。

逆に、ホール打ち合わせがリハーサルよりも後に設定されている場合は、リハーサルで細かいところを詰めてからホール打ち合わせに臨むことができます。

もちろん、ホールで歌う練習という意味でも重要なので、当日の流れの確認ばかりに時間を取られるのはもったいないですが、当日ドタバタしないためにも、ホールでリハーサルできるチャンスにしっかり当日の流れを固められるといいでしょう。

進行表の作成

実際にはリハーサルの前に一旦用意することが多いですが、本番当日の動きを明示するために進行表を作成します。

進行表の種類は主に2つ。

当日の団員やスタッフ、客演の方の流れをひとつの表にまとめた進行表と、本番中の動きやタイムスケジュールを細かく記載した舞台進行表です。

当日はたくさんの人が同時に動くので、進行表は演奏会開催に欠かせません。

スタッフの手配、チラシ、パンフレットの作成などなど…

当日までにやることを挙げ出したらキリがなくなってきたので、詳しい説明は省略しますが、まだまだ演奏会までに必要なことはたくさんあります。

まずは、当日の裏方(本番中のステージまわりのお手伝い)と表方(受付などの接客のお手伝い)スタッフの手配から。

歌っている間はステージに立ちっぱなしになるので、歌い手だけでは演奏会を催すことはできません。

ホールのスタッフも人数に限りがあるので、裏方や表方といった仕事は外部から頼むことになります。

知り合いのつてなどからお願いすることが多いです。

特に裏方の仕事を取り仕切る、ステージマネージャーは演奏会を円滑に進めるために非常に重要な存在になるので、信頼できる人に頼みましょう。

そのほかにも、演奏会宣伝のためのチラシの作成、そのチラシを用いて他団体に訪問し宣伝を行う情宣、他団体の演奏会のパンフレットへのチラシの挟み込み、公共施設等への置きビラ、SNSを通した宣伝活動、チケット(有料の場合)の用意、当日のパンフレットの作成など、1人ではやりきれないほどのたくさんの仕事があります。

演奏会を開催する場合は、多くの仲間の助けを借りる必要があるということです。

衣装とか、選曲とか、ここに書かなかったですが決めなきゃいけないこともたくさんありますし。

演奏会当日

ようやくたどり着いた演奏会当日ですが、演奏会当日もやることが山積みです。

もちろん、1人ではやりきれないので団員に手伝ってもらいましょうね。

まずはお世話になる客演指揮者、客演伴奏者、表方・裏方スタッフ、調律師などの対応。

そしてロビー設営、舞台の段組み、パンフレットへのチラシの挟み込み作業、客演指揮者や伴奏者へ渡す花束の受け取りなどなど。

当日のリハーサルの進行も必要ですし、リハーサルしながら指揮者やステージマネージャーと最終確認も必要。

当日に仕事のあるメンバーはなかなか歌の練習には集中できないかもしれません。

そして、無事演奏会が終わってからも、団員への差し入れの仕分けや客演指揮者・伴奏者・表方・裏方スタッフへの挨拶、ステージ・ロビーの片付けなどまだまだ気を抜けません。

すべて片付けが終わり、ホールを時間内に撤収して、やっと演奏会の開催が完了したということになります。

と、思いきやまだまだ残っている仕事も。

演奏や運営の反省や改善のために来場者にアンケートを行うことが多いですが、そのアンケートのまとめ、団員への共有も必要になります。

また、お金を動かしているので、会計報告として演奏会のお金をどのように使ったか団員に報告する必要もあります。

これだけのことをしてやっと、演奏会が無事開催できたと安堵できるでしょう。

大変だからこそ達成感は倍増

ここで紹介してきた演奏会を開催するにあたってやらなければいけないことは、あくまでごく一部です。

どんな演奏会にするか、広報活動はどうするか、外部に何を依頼するか、どんな機材を使用するかによってやらなければいけないことはいくらでも膨れ上がります。

もちろん社会人は本業、学生は学業と両立しなければならないので、なるべく負担は大きくなりすぎないようにしたいですよね。

とはいえ、演奏会の開催は大変だからこそ、やり切ったときの達成感はただ歌うだけよりも倍増します。

その達成感のために、長い期間をかけて準備すると言っても過言ではないでしょう。

演奏会は1人で開催できるものではありません。

演奏会に向けて大変なこともたくさんありますが、仲間と助け合いながら素敵な演奏会を作っていきましょう。

ここまで愛知混声合唱団ブログを読んでいただき、ありがとうございました。この記事がいいなぁと思ったら、goodボタン・SNSで記事をシェアしていただけると今後の励みになります。また他には、演奏会関係の記事を書いていますので、気になった方は、他の記事も読んでいただけると大変嬉しいです。また、次回の記事でお会いしましょう！＊愛知混声合唱団は、第8回演奏会に向けて、現在団員募集しています。興味を持たれた方は、一度練習見学に来てみませんか？メインHPの練習見学申し込みフォームから、お名前・練習希望日時・練習見学希望と記入し、送信願います。団員一同、心よりお待ちしております。